InvoiceOcean.de - Erste Schritte im System

erstellt: 21.04.2021
Letzte Aktualisierung: 21.04.2021

Hallo!
Wir freuen uns sehr, dass Sie Ihr Abenteuer mit elektronischer Rechnungsstellung beginnen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die einfachsten Systemfunktionen und die Art und Weise vorstellen, wie Sie Ihr Konto konfigurieren können, damit Sie schnell mit dem System arbeiten können.

Erstellen Sie ein Konto im System (wenn Sie es noch nicht haben)

  1. Um ein Konto in InvoiceOcean zu erstellen, klicken Sie auf das Registrierungstaste, das auf der https://invoiceocean.de Seite sichtbar ist. Stellen Sie sicher, dass die Seitenadresse mit „https“ beginnt, um eine sichere Verbindung zu gewährleisten.



    Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden und erstellen Sie dann Ihren Kontonamen


    E-Mail-Nachricht 


    Nach dem Erstellen eines Kontos im System, eine Nachricht mit einem Link zu Ihrem Konto und dem von Ihnen gewählten Login wird automatisch an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.


    Geben Sie die Firmendaten ein

  2. Nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie sofort eine Rechnung ausstellen, indem Sie auf die blaue Schaltfläche +Rechnung klicken, der in der Mitte des Bildschirms sichtbar ist, aber lassen Sie uns damit beginnen, die wichtigsten Einstellungen Ihres neuen Kontos zu konfigurieren. Zu Beginn empfehlen wir Ihnen, die Daten Ihres Unternehmens hinzuzufügen. Gehen Sie dazu zum Menü Einstellungen> Firmendaten und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Die Daten, die Sie eingeben, werden automatisch in den ausgegebenen Dokumenten als Daten des Unternehmens ersetzt.

    Nachdem Sie die Daten Ihres Unternehmens gespeichert haben, können Sie sie immer in der Registerkarte Firmadaten bearbeiten.

    Sehen Sie, wie Sie Firmenabteilungen erstellen können
    Sehen Sie, wie Sie verschiedene Bankkontonummern hinzufügen können
    Sehen Sie, wie Sie den Namen der Identifikationsnummer ändern können
     

    Aktivieren Sie die erforderlichen Einkommensdokumente

  3. In InvoiceOcean können Sie viele Arten von Dokumenten ausstellen, aber um Ihr Konto in Ordnung zu halten, empfehlen wir Ihnen, die Dokumenten einzubeziehen, die Sie täglich verwenden.
    Um eine vollständige Liste der Dokumente zu sehen, die Sie verwenden können, gehen Sie zu Einstellungen> Kontoeinstellungen. In der Mitte der Seite sehen Sie den Abschnitt Welche Dokumente erstellen.




    Zu den von Ihnen ausgewählten Dokumenten haben Sie jetzt Zugriff über das Dashboard:



    und aus dem Hauptmenü:


     

    Kostendokumente aktivieren

  4. InvoiceOcean beinhaltet nicht nur Umsatzdokumente, sondern auch die Kosten Ihres Unternehmens. Indem Sie die gesamte Dokumentation in das System eingeben, können Sie die vollständige finanzielle Situation Ihres Unternehmens in detaillierten Berichten sehen.
    Wenn Sie die Registerkarte Ausgaben in der Menüleiste nicht sehen, gehen Sie zu Einstellungen> Kontoeinstellungen> Ausgaben und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungen, Belege, Zechen in Registerkarte Ausgaben.





     

    Dokumentnummerierungsformat einstellen

  5. Wenn Sie Ihre eigene Art der Rechnungsnummerierung verwenden, können Sie in Einstellungen> Kontoeinstellungen> Rechnungsnummerierung festlegen, wie Ihre Dokumente nummeriert werden, bevor Sie Ihre erste Rechnung ausstellen. Das von der InvoiceOcean vorgeschlagene Standardformat von Nummerierung ist nr-m/mm/yyyy, d.h. die nächste Dokumentnummer in einem bestimmten Monat/Monat/Jahr. Sie können dieses Format mit den folgenden Variablen ändern: yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d.



    Wenn Sie das Nummerierungsformat auswählen, können Sie eines der vorgeschlagenen Nummerierungsformate auswählen oder Ihr eigenes Format erstellen. Sie können auch eine gewisse Konstante für das Nummerierungsformat eingeben, das beispielsweise die Abteilung Ihres Unternehmens angibt. Wenn Sie möchten, dass Rechnungen wie FV/UK/1/12/2018 nummeriert werden, verwenden Sie das folgende Format: FV/UK/nr-m/mm/yyyy.

    Sehen Sie, wie Sie eine separate Nummerierung für jede Abteilung des Unternehmens eingeben

    Wenn Sie in der Mitte des Jahres die Arbeit mit InvoiceOcean anfangen, und möchten, dass die Nummerierung so weit fortgesetzt wird, wie sie bisher durchgeführt wurde, bei der Ausstellung des ersten Dokuments im System manuell die enstprechende Rechnungsnummer angeben, z. B. 10:



    Nach dem Speichern des Dokuments wird das System selbst, wenn Sie eine andere Rechnung erstellen, die Nummer 11/04/2021 als nächste Rechnung vorschlagen.
     

    Dokumente mit und ohne MwSt

  6. InvoiceOcean schlägt standardmäßig vor, die Mehrwertsteuer in Höhe von 19% in die Dokumente zu enthalten. Sie können jedoch sowohl den Steuernamen als auch den Steuersatz ändern sowie die Steuer auf das Dokument völlig deaktivieren.

    Name- und Steuersatzänderung:

    Um den Steuernamen zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen> Kontoeinstellungen> Konfiguration> Rechnungen und Dokumente und definieren Sie den Namen und/oder den Steuersatz, der Sie benötigt. Im Beispiel zeigen wir die spanische IVA-Steuer in Höhe von 21%:



    Deaktivierung der MwSt-Spalte auf Dokumenten:

    Wenn Sie keinen Steuersatz auf den ausgestellten Dokumenten anzeigen, können Sie es einmalig ausschalten, indem Sie zu Einstellungen> Kontoeinstellungen. In der Mitte des Bildschirms, unter dem Abschnitt Welche Dokumente erstellen, finden Sie die Rechnungen mit oder ohne USt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen mit dieser Option und speichern Sie Änderungen an Ihrem Konto.



    Sie können die MwSt-Spalte auch jedes Mal bei der Ausstellung eines Dokuments deaktivieren, indem Sie die Option –nicht anzeigen-- auswählen:


     

    Füllen Sie die Produkt- und Kundendatenbank aus (optional)

  7. Sie müssen die Produkte und Kundendatenbanken nicht ausfüllen, um die Rechnungsstellung in InvoiceOcean zu starten. Wenn Sie jedes Dokument ausstellen (nachdem es gespeichert ist), werden die von Ihnen eingegebenen Daten in dem System gespeichert, und nach dem Wechseln auf die Registerkarte Produkte und Kunden sehen Sie die Liste der verwendeten Daten. Daten, die in den Produkt- und Kundenlisten gespeichert werden, werden bei Ausstellung nachfolgender Dokumente automatisch vorgeschlagen. Diese Option beschleunigt die Ausstellung des Dokuments und stellt sicher, dass Sie keinen Fehler machen, indem Sie die Daten jedes Mal manuell eingeben.



    Wenn Sie fertige Produkt- und Kundendatenbanken verwenden möchten, können Sie Daten in das System eingeben, bevor Sie starten, Rechnungen ausstellen. Um einen Kunden hinzuzufügen, gehen Sie zu Kunden> Neuen Kunden hinzufügen, und um ein Produkt hinzuzufügen, gehen Sie zu Lager/Produkte> Produkte> Neues Produkt. Ihre Daten und Daten Ihres Kunden sind in InvoiceOcean sicher, und Sie können sicher sein, dass sie gemäß den Anforderungen von DSGVO verarbeitet werden.

    Sehen Sie, wie Sie das Produkt aus dem Dienstleistung unterscheiden können
    Sehen Sie, wie Sie Kunden- und Produktdatendateien importieren können
     
  8. Jetzt sind Sie bereit für die Rechnungsstellung in InvoiceOcean . Sehen Sie, was einfach es ist :)


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