Import von Rechnungen zwischen separaten Konten in InvoiceOcean (.xls-Datei)

erstellt: 20.04.2021
Letzte Aktualisierung: 20.04.2021

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Es kommt häufig vor, dass Benutzer als Teil eines Pakets, das die Möglichkeit bietet, mehrere Firmen zu einem Konto im System hinzuzufügen, jede der Firmen auf einem separaten Konto erstellen (was eine separat bezahlte Option ist).



Wenn die Dokumente bereits auf einem separaten Konto ausgestellt sind und der Benutzer den Dienst als Teil des Pakets nutzen möchte und eine Firma/Abteilung auf dem im System bezahlten Konto gründen, müssen Sie generierten Daten, wie Rechnungen, auch zwischen den Konten übertragen.

 

Export der Datei von Dokumenten


Um Dokumente von einem separaten Konto übertragen zu können, exportieren Sie zu Beginn die übertragenen Rechnungen in die XLS-Datei.

Wenn die XLS-Datei fertig ist, müssen Sie ihn in das bezahlte Konto im System zu der entsprechenden Abteilung/Firma in diesem Konto importieren.

HINWEIS. Eine Beispiel-Rechnungsimportdatei finden Sie in Einstellungen> Import> Rechnungen importieren> (blaues Fenster) Siehe Beispieldaten.
 

Vorbereitung der Datei zum Import


Bevor Sie Rechnungen in eine bestimmte Abteilung/Firma importieren, müssen Sie die XLS-Datei entsprechend vorbereiten.

Öffnen Sie es als .xls-Dokument und fügen Sie die Spalte Department am Ende hinzu.



Ohne die geöffnete XLS-Datei zu schließen, gehen Sie zu Einstellungen> Firmadaten, suchen Sie nach einer Abteilung/Firma, die Sie interessiert und kopieren Sie die ID-Nummer aus der Browser-URL.



Fügen Sie dann diese Nummer in die geöffnete XLS-Datei ein und speichern Sie die Datei.


 

Import von Dokumenten


Um die XLS-Datei zu importieren, gehen Sie Einstellungen> Import> Rechnungen importieren, wählen Sie das Feld Einnahmen aus und wählen Sie Wybierz plik (Datei auswählen).



Nachdem Sie auf Weiter… klicken, zeichnet das Programm die entsprechenden Daten und zeigt den Status Fertig an.Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten durchschauen und importieren.

Im zweiten Importschritt passen wir die Informationen über die Abteilung an, indem wir aus der Dropdown-Liste der department_id auswählen.



Jetzt müssen Sie nur die Schaltfläche Daten importieren verwenden.
Rechnungen sollten der entsprechenden Abteilung/Firma zugewiesen werden.
Sie können es überprüfen, indem Sie zur Liste der Rechnungen gehen und im linken Sortierfeld die Abteilung auswählen und aus der Dropdown-Liste die entsprechende Abteilung auswählen.



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